Codice Etico:
1 Ambito di applicazione e destinatari
Il presente Codice etico è diretto agli organi sociali e ai loro
componenti, al management, ai prestatori di lavoro, ai collaboratori
esterni, ai consulenti e ai collaboratori a qualunque titolo, agli agenti,
ai procuratori, a qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per
conto di Outletitalia e, in generale, a tutti coloro con i quali Outletitalia
spa e le altre società del Gruppo entrino in contatto nel corso della loro
attività (di seguito i “Destinatari”).
Outletitalia considera principio imprescindibile della propria
attività il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili in tutti i
Paesi in cui lo stesso opera, la correttezza e trasparenza nella
conduzione degli affari.
Outletitalia perciò promuove la creazione di un ambiente
caratterizzato da un forte senso di integrità etica nel convincimento
che ciò contribuisca in modo decisivo anche all’efficacia delle politiche
e dei sistemi di controllo.
In particolare, gli amministratori di Outletitalia sono tenuti
a ispirarsi ai principi del Codice etico nel fissare gli obiettivi aziendali,
nel proporre gli investimenti e realizzare i progetti, e in qualsiasi
decisione o azione relativa alla gestione.
Analogamente, i dirigenti e i responsabili delle funzioni aziendali, nel
dare concreta attuazione all’attività di direzione delle società del
Gruppo, dovranno ispirarsi ai medesimi principi, sia all’interno,
rafforzando in tal modo la coesione e lo spirito di reciproca
collaborazione, sia nei confronti dei terzi, con esplicito divieto di
ricorrere a favoritismi illegittimi, pratiche collusive, di corruzione e/o
di sollecitazione di vantaggi personali per sé o per altri.
Outletitalia e le società del Gruppo si impegnano ad assicurare la
massima diffusione del presente Codice provvedendo a predisporre
ogni strumento conoscitivo utile e a svolgere un processo di
sensibilizzazione dei suoi contenuti, nonché a verificarne
costantemente il grado di osservanza all’interno del Gruppo medesimo,
e infine a curarne l’aggiornamento in linea con gli sviluppi
organizzativi, commerciali e finanziari del Gruppo e le indicazioni
fornite all’Organismo di vigilanza.
I Destinatari devono quindi contribuire attivamente all’attuazione del
Codice e segnalare eventuali problematiche o carenze all’Organismo di
vigilanza.
2 Principi etici
Outletitalia ritiene che il rispetto dei principi etici stabiliti dal
presente Codice rappresenti una condizione essenziale per il
raggiungimento dell’obiettivo primario di Outletitalia e
consistente nella creazione di valore per coloro che
prestano attività lavorativa per Outletitalia , per i clienti e la
comunità nel suo complesso. In tal senso sono orientate le strategie Outletitalia industriali e finanziarie e le condotte operative, ispirate alla
trasparenza e all’efficienza nell’impiego delle risorse.
Per il raggiungimento dei propri obiettivi, Outletitalia si conforma ai
seguenti principi (di seguito anche i “Principi”):
- rispetto delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti in tutti
i paesi nei quali Outletitalia opera;
- legittimità, lealtà, correttezza, trasparenza;
- riservatezza;
- rispetto del valore della persona e delle risorse umane;
- rispetto della concorrenza, quale strumento indispensabile per lo
sviluppo del sistema economico;
- rispetto dell’ambiente e sensibilizzazione alla tutela ambientale.
2.1 Applicazione dei Principi etici: obblighi dei Destinatari
Gli amministratori, i sindaci, i dirigenti, e i responsabili di direzioni
e/o divisioni di Outletitalia e delle società del Gruppo sono tenuti al
rispetto del presente Codice e informano la loro attività a valori di
lealtà, onestà e buona fede, correttezza, integrità. Essi sono tenuti ad
astenersi da qualsiasi attività che possa essere ritenuta, anche
potenzialmente, in conflitto con gli interessi di Outletitalia e delle
società del Gruppo, comunicando tempestivamente all’Organismo di
vigilanza, per le necessarie valutazioni, l’eventuale insorgere, nello
svolgimento dell’attività sociale, di un interesse proprio.
I dipendenti e i collaboratori operano contribuendo al raggiungimento
dello scopo sociale con rigore professionale, lealtà, onestà e buona
fede, correttezza, impegno e spirito di collaborazione reciproco.
I criteri di collaborazione, lealtà e rispetto reciproco devono
improntare i rapporti tra i dipendenti di qualsiasi livello, e tra questi e
i terzi, con cui essi vengano in contatto in ragione delle attività
lavorative svolte.
Ogni azione, operazione, negoziazione e, più in generale, qualsiasi
attività posta in essere dai dipendenti e collaboratori deve uniformarsi
alle regole della trasparenza, completezza e veridicità delle
informazioni, nonché alle procedure aziendali.
In particolare, i dipendenti e i collaboratori sono tenuti a:
- conoscere e dar corso a ogni previsione aziendale in materia di
sicurezza e diffusione delle informazioni riguardanti Outletitalia i suoi competitor;
- utilizzare con diligenza ed esclusivamente per finalità connesse
allo svolgimento delle mansioni affidate, i beni aziendali
- utilizzare con accuratezza i sistemi informatici con assoluto divieto
di dar corso a manipolazioni sui dati in essi contenuti;
- non utilizzare il nome e la reputazione di Outletitalia a fini
personali;
- osservare diligentemente le disposizioni del presente Codice,
astenendosi da ogni comportamento a esse contrario;
- offrire la massima collaborazione nell’accertamento delle possibili
e/o presunte violazioni del presente Codice etico;
- informare i terzi che entrino in rapporto con il Gruppo circa le
prescrizioni del Codice etico e richiederne l’osservanza.
2.2 Valore della persona e delle risorse umane
Outletitalia promuove il valore della persona attraverso il rispetto
dell’integrità fisica, culturale e morale, tutelando i propri dipendenti e
collaboratori da discriminazioni per ragioni di nazionalità, di credo
religioso, di appartenenza politica e sindacale, di lingua e di sesso. In
tal senso, i Destinatari devono collaborare attivamente per mantenere
un clima di reciproco rispetto della dignità e delle competenze di
ciascuno.
Outletitalia considera i propri dipendenti e collaboratori come
una risorsa preziosa e indispensabile per la propria esistenza e il
proprio sviluppo futuro. Ritiene essenziale garantire uniformità e
coerenza di gestione in tutte le società e i Paesi in cui il Gruppo è
presente, nel rispetto delle culture e delle legislazioni locali.
Outletitalia persegue l’eccellenza e la valorizzazione dello
spirito di innovazione, nel rispetto dei limiti delle responsabilità di
ciascuno e, al tempo stesso, promuove la partecipazione delle persone
al proprio progetto di crescita. Il management e i dipendenti sono
incoraggiati ad assumersi responsabilità e a lavorare per vincere le
sfide e raggiungere gli obiettivi aziendali. La cultura imprenditoriale
del Gruppo riconosce, promuove e premia la proattività individuale e
il lavoro di squadra.
Al fine di valorizzare le capacità e le competenze dei propri
dipendenti, Outletitalia adotta criteri di merito e garantisce a
tutti pari opportunità, senza discriminazione alcuna, tal che:
- la selezione e la valutazione del personale è effettuata in base a
criteri oggettivi fondati sulla corrispondenza dei profili
professionali e delle competenze dei candidati rispetto alle esigenze
aziendali e nel rispetto delle pari opportunità dei candidati;
- le informazioni assunte nell’ambito del processo selettivo sono
strettamente collegate alla verifica del profilo professionale
ricercato, nel rispetto della sfera privata del candidato e delle sue
opinioni personali
- il personale è assunto in conformità alle tipologie contrattuali
previste dalla normativa vigente nei paesi in cui il Gruppo opera e
dai contratti collettivi nazionali di lavoro applicabili;
- l’attribuzione degli incarichi è definita in considerazione delle
competenze e delle capacità dei singoli, sulla base delle esigenze
di Outletitalia e sulla base della crescita
professionale dei propri dipendenti;
- le politiche di gestione, formazione e sviluppo sono finalizzate a
supportare i dipendenti nel loro percorso di crescita professionale e
ad aggiornare costantemente le loro competenze manageriali e
tecniche al fine di permettere a ciascuno di svolgere al meglio il
proprio ruolo e per raggiungere gli obiettivi aziendali;
- il sistema di remunerazione è definito in base al ruolo dei
dipendenti e alle capacità e competenze che lo stesso richiede,
nonché ai risultati raggiunti e al confronto continuo e sistematico
con il mercato esterno di riferimento;
- la raccolta di informazioni e la raccolta e produzione di documenti
nel corso del processo di selezione e gestione, nonché la loro
conservazione su supporto cartaceo o informatico, avvengono nel
pieno rispetto della normativa sulla privacy in vigore nei vari Paesi. Outletitalia e le società del Gruppo garantiscono condizioni di lavoro
rispettose della dignità della persona e in tal senso censurano
comportamenti lesivi e discriminatori della persona anche sulle
convinzioni e preferenze e condannano espressamente ogni
qualsivoglia forma di molestia psicologica, fisica e sessuale.
Outletitalia e le società del Gruppo si adoperano per il radicamento di
una cultura della sicurezza e della salute dei lavoratori all’interno del
luogo di lavoro, promuovendo la consapevolezza dei rischi e la
responsabilizzazione dei comportamenti individuali.
Outletitalia agisce nei confronti dei propri dipendenti e
collaboratori nel pieno rispetto delle disposizioni di cui al D.lgs. 19
settembre 1994 n. 626, e sue successive modifiche e integrazioni, o
delle leggi locali per le società estere.
2.3 Riservatezza
Outletitalia, nel rispetto del D.lgs. 196/2003 “Codice in materia
di protezione dei dati personali” e delle singole leggi locali per le
società estere, tutela i dati personali trattati nell’ambito della propria
attività al fine di evitarne l’utilizzo improprio o addirittura illecito e
conseguentemente adotta specifiche procedure finalizzate alla:
- adeguata informativa agli interessati;
- acquisizione del consenso degli interessati ove necessario. Outletitalia e le società del Gruppo applicano e aggiornano
costantemente politiche e specifiche procedure per la protezione delle
informazioni.
Ciascun Destinatario deve peraltro uniformare il proprio
comportamento alla massima riservatezza anche fuori dell’orario di
lavoro al fine di salvaguardare il know-how tecnico, finanziario, legale,
amministrativo, di gestione del personale e commerciale dell’azienda.
Inoltre tutti coloro che, in conseguenza dell’espletamento dei propri
compiti, hanno la materiale disponibilità di informazioni
confidenziali e rilevanti, sono tenuti a evitare ogni uso improprio o
indebita diffusione delle informazioni.
In particolare ciascun Destinatario è tenuto:
- a trattare esclusivamente i dati e le informazioni necessarie alle
finalità dell’area in cui esplica la propria attività;
- a comunicare i dati e le informazioni in conformità alle procedure
aziendali vigenti;
- a conservare i dati e le informazioni in modo tale da renderli
inaccessibili ai soggetti non autorizzati.
2.4. Correttezza e trasparenza della contabilità e controllo interno
Outletitalia, nella tenuta della contabilità, agisce nel più
rigoroso rispetto della normativa applicabile, anche regolamentare,
relativa alla redazione dei bilanci e più in generale alla
documentazione amministrativo - contabile obbligatoria.
Le rilevazioni contabili dei fatti di gestione, le informazioni e i dati
societari forniti a terzi sono effettuate secondo criteri di trasparenza,
correttezza, accuratezza e completezza.
Ogni azione, operazione o transazione deve essere correttamente
registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati
dalla legge e i principi contabili applicabili e, inoltre, debitamente
autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua nel rispetto delle
procedure interne.
I Destinatari sono tenuti a prestare la massima collaborazione affinché
i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente
nella contabilità aziendale e a conservare tutta la documentazione
idonea a supporto in modo tale da renderla facilmente reperibile e
consultabile da parte dei soggetti abilitati al controllo.
Outletitalia esige e promuove il pieno rispetto dei processi di
controllo interno, quale strumento per il miglioramento dell’efficienza
aziendale.
Il sistema di controllo interno consiste nelle attività di controllo che le
singole funzioni aziendali svolgono sui propri processi, al fine di
proteggere i beni aziendali, gestire efficacemente le attività societarie e
fornire con chiarezza informazioni sulla situazione patrimoniale,
economica e finanziaria di Outletitalia, nonché nelle attività
finalizzate all’identificazione e al contenimento dei rischi aziendali.
I Destinatari sono tenuti, per quanto di loro competenza, a collaborare
attivamente al corretto ed efficace funzionamento del sistema dei
controlli interni.
Alle funzioni aziendali preposte è garantito libero accesso ai dati, alla
documentazione e a qualsiasi informazione utile allo svolgimento
dell’attività di controllo.
3 Rapporti con i terzi
Outletitalia è particolarmente attenta a sviluppare un rapporto
di fiducia con tutti i suoi possibili interlocutori.
Nello svolgimento delle proprie attività, Outletitalia si uniforma ai
principi di lealtà e correttezza, richiedendo a tutti coloro che operano
per suo conto comportamenti onesti, trasparenti e conformi alle leggi,
non tollerando condotte corruttive e/o collusive, né favoritismi non
dovuti.
É fatto divieto ai dipendenti e ai collaboratori, nella conduzione di
qualsiasi attività collegabile a Outletitalia o ad altre società facenti
parte del Gruppo, di dare/offrire e/o accettare/ricevere omaggi,
benefici e/o qualsiasi altra utilità, personale e non, fatta eccezione per
gli omaggi di modico valore riconducibili alle normali relazioni di
cortesia o pratiche commerciali.
3.1 Rapporti con i clienti
Il rapporto con il cliente deve favorire, nei limiti del possibile e nel
rispetto delle procedure aziendali, la massima soddisfazione del
cliente.
Alla clientela devono essere date informazioni esaurienti e accurate sui
prodotti loro forniti così da consentire loro di fare scelte consapevoli.
Outletitalia e le società del Gruppo garantiscono adeguati standard di
qualità dei prodotti offerti e sono impegnate a monitorare
periodicamente la qualità del prodotto.
3.2 Rapporti con i fornitori e i consulenti esterni
La scelta dei fornitori e dei consulenti esterni è effettuata secondo
criteri di competenza/professionalità, economicità, correttezza e
trasparenza.
Nella scelta dei fornitori e dei consulenti esterni, così come nella
determinazione delle condizioni di acquisto dei beni e servizi, ovvero
nella attribuzione di incarichi professionali, i Destinatari devono
cercare di ottenere il massimo vantaggio competitivo per Outletitalia ,
selezionando il fornitore o il consulente che sia in grado di fornire beni
e servizi della qualità richiesta ai termini e alle condizioni più
convenienti.
La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su
rapporti di estrema chiarezza, evitando, ove possibile, l’assunzione di
vincoli contrattuali che comportino forme di dipendenza per il
fornitore contraente o per l’azienda coinvolta.
I compensi e le somme a qualsiasi titolo corrisposte ai fornitori e
consulenti per forniture e incarichi professionali dovranno essere in
linea con le condizioni di mercato e adeguatamente documentati.
3.3 Rapporti con la pubblica amministrazione
I rapporti con la pubblica amministrazione sono esclusivamente
quelli: strumentali all’ottenimento di autorizzazioni eventualmente
necessarie per lo svolgimento dell’attività aziendale, (volti a valutare
le implicazioni di leggi e regolamenti rispetto ad attività aziendali,
necessari in risposta a richieste fatte dalla pubblica amministrazione a Outletitalia e alle società del Gruppo, nello svolgimento dell’attività
istituzionale a essa demandata.
I rapporti con la pubblica amministrazione devono essere sempre
chiari, trasparenti e corretti e tali da non essere suscettibili di
interpretazioni ambigue o fuorvianti.
In particolare, i Destinatari non devono cercare di influenzare
impropriamente le decisioni della pubblica amministrazione offrendo
denaro o altre utilità, quali opportunità di lavoro o commerciali che
possano avvantaggiare i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un
pubblico servizio, nonché i familiari degli stessi.
Outletitalia e le società del Gruppo non possono erogare contributi
diretti o indiretti di qualsiasi genere né stanziare fondi a sostegno di
soggetti pubblici appartenenti alla pubblica amministrazione, salvo
quanto ammesso e previsto dalle leggi e regolamenti vigenti e a
condizione che: (i) siano regolarmente approvati dalle competenti
funzioni aziendali, (ii) siano regolarmente documentati da un punto di
vista contabile e gestionale, (iii) non pongano alcuno dei Destinatari in
una posizione di conflitto d’interessi.
3.4 Rapporti con l’autorità giudiziaria e altre autorità istituzionali
La gestione dei rapporti con l’autorità giudiziaria e le altre autorità
istituzionali è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò
proposte.
I Destinatari sono tenuti a prestare la massima disponibilità e
collaborazione nei confronti dell’autorità giudiziaria e/o delle altre
autorità istituzionali nel corso di eventuali controlli o ispezioni da essi
disposti.
I Destinatari che, per fatti connessi al rapporto di lavoro, saranno
oggetto, anche a titolo personale, di indagini e ispezioni o riceveranno
mandati di comparizione, e/o coloro ai quali verranno notificati altri
provvedimenti giudiziari dovranno informarne l’Organismo di
vigilanza.
3.5 Rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali
Outletitalia contribuisce al benessere economico e alla crescita
della comunità in cui opera.
A tal fine Outletitalia si uniforma, nello svolgimento delle
proprie attività, al rispetto delle comunità locali e nazionali, favorendo
il dialogo con le associazioni sindacali o di altra natura.
Outletitalia e le società del Gruppo improntano i propri rapporti con
partiti politici o loro rappresentanti o candidati al più rigoroso rispetto
della normativa vigente.
E’ fatto divieto ai Destinatari di promettere o erogare pagamenti o
benefici di qualsiasi genere, a nome e/o per conto di Outletitalia ,
in favore di organizzazioni politiche e sindacali o rappresentanti delle
stesse, salvo quanto ammesso e previsto dalle leggi e regolamenti
vigenti.
3.6 Rapporti con altri interlocutori
Le relazioni di Outletitalia con enti privati, quali le ONLUS e
altri enti no-profit, devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle
disposizioni di legge applicabili e non possono, in alcun modo,
compromettere l’integrità e la reputazione di Outletitalia.
L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi genere,
con gli enti privati, sono riservati esclusivamente alle funzioni
aziendali a ciò preposte e al personale a ciò autorizzato secondo il
sistema di deleghe, job description e procedure aziendali.
3.6.1 Sponsorizzazioni
Outletitalia e le società del Gruppo possono aderire a richieste di
sponsorizzazioni destinate a eventi che offrano garanzie di qualità e
serietà.
Le sponsorizzazioni possono riguardare i temi del sociale,
dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte.
I vantaggi derivanti dall’appartenenza a un gruppo vengono perseguiti
nel rispetto, oltre che della normativa applicabile, dell’interesse di
ciascuna società alla redditività e alla creazione di valore per gli
azionisti.
4 Comunicazioni esterne
Ogni comunicazione all’esterno di documenti e di informazioni
riguardanti Outletitalia o altri soggetti con i quali Outletitalia e
le società del Gruppo si relazionano, deve avvenire nel rispetto delle
leggi, dei regolamenti e delle pratiche di condotta professionale vigenti.
È, in ogni caso, vietata:
- la divulgazione di eventuali informazioni riservate acquisite nello
svolgimento delle attività aziendali;
- la divulgazione di notizie false o tendenziose inerenti a Outletitalia o altri soggetti con i quali Outletitalia e le società del
Gruppo si relazionano nello svolgimento delle proprie attività;
- ogni forma di pressione volta all’acquisizione di atteggiamenti di
favore da parte degli organi di comunicazione/informazione al
pubblico.
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti di
Outletitalia e delle società del Gruppo con gli organi di informazione
al pubblico sono riservati alle funzioni preposte.
5 Violazioni e conseguenze sanzionatorie
Tutti i Destinatari, nel caso in cui vengano a conoscenza di presunte
violazioni del presente Codice etico o di comportamenti non conformi
alle regole di condotta adottate da Outletitalia e dalle società del
Gruppo, devono informarne senza indugio l’Organismo di vigilanza.
L’Organismo di vigilanza procederà alla verifica della fondatezza delle
presunte violazioni, sentendo, se del caso, la persona che ha effettuato
la segnalazione e/o il presunto autore.
Devono, inoltre, essere obbligatoriamente trasmesse all’Organismo di
vigilanza le informazioni relative ad atti ufficiali conseguenti
all’inosservanza delle norme del Decreto (es. provvedimenti da parte di
organi della polizia giudiziaria, richieste di assistenza legale inoltrate
dai dirigenti e/o dai dipendenti in caso di avvio di procedimento
giudiziario, ecc).
L’Organismo di vigilanza adotterà nei confronti degli autori di
condotte illecite i provvedimenti ritenuti opportuni,
indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione penale da
parte dell’autorità giudiziaria, provvedendo a comunicare alle
funzioni aziendali competenti i provvedimenti sanzionatori irrogati.
L’osservanza delle disposizioni del presente Codice etico deve
considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei
dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 Codice civile.
L’eventuale violazione delle disposizioni del Codice etico costituisce
inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro e/o illecito
disciplinare, in conformità alle procedure previste dall’art. 7 dello
Statuto dei lavoratori e della contrattazione collettiva applicabile, con
ogni conseguenza di legge, anche con riguardo alla conservazione del
rapporto di lavoro, e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla
stessa derivanti.
Il rispetto dei Principi del presente Codice etico costituisce parte delle
obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori, dai consulenti e
dagli altri soggetti in rapporti d’affari con le società del Gruppo.
L’eventuale violazione delle disposizioni ivi contenute potrà costituire
inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni
conseguenza di legge con riguardo alla risoluzione del contratto o
dell’incarico conferito, e al risarcimento dei danni derivati.Outletitalia e le società del Gruppo si impegnano a inserire nei contratti con fornitori, collaboratori e consulenti esterni, clausole risolutive espresse con riferimento alle ipotesi di violazione del Codice.
6 Approvazione del Codice etico e relative modifiche
Il Codice etico non sostituisce le attuali e future procedure aziendali
che continuano ad avere efficacia nella misura in cui le stesse non
siano in contrasto con il Codice etico
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